緊急事態宣言が発令された期間。
愛知青商会の県幹事会では、zoom（ズーム）を使っての、オンライン会議を開催しました。
また、情報誌制作のため、２ヶ月に１回、編集部企画会議を行っている広報部も、この期間に、オンライン会議を開催しました。
zoomとは、パソコン、スマホ、タブレットなど、どんなデバイス（端末）からでも利用できる、web会議に適したアプリケーションです。
今回は、実際に活用してみてわかった、zoomによるオンライン会議のメリット・デメリットを紹介します。
メリット
①会議時間に間に合わない時も、途中参加が可能
zoomは、会議入室URLやミーティングID、パスワードを知っている人なら、誰でも参加できます。
会議が始まってからでも入室できるため、途中からの参加も可能です。
また、途中での退室も可能なので、会議の前後に予定がある場合でも、気軽に参加できます。
②移動時間や交通費がかからない
対面での会議の場合、場所によっては、遠方からの参加になり、移動時間や交通費がかかります。
でも、オンライン会議は、ネット環境のある場所ならどこでも参加できるため、移動時間、交通費はかかりません。
車や電車での移動中に、傍聴などの形でも参加できます。
（オンライン会議では、「遠いから」「会議時間までに仕事が終わらないから」という理由が、認められなくなりそうですね。笑）
③zoomにある便利な機能の活用
zoomには、画面共有機能やチャット機能など、便利な機能があります。
まず、画面共有機能を使うと、共有したい資料が表示できます。
会議中、見せたい資料を画面共有できるので、全員が同じ資料を見る環境を作りやすいです。
また、対面での会議の場合、参加人数分の資料印刷が必要ですが、オンライン会議では、それも必要ありません。
次に、チャット機能では、決定事項を文字にして、参加者全員と共有できます。
編集部企画会議では、いくつかの選択肢から、多数決で決めた事項がありました。
チャット画面に選択肢を入力したことで、全員が内容を正確に共有した状態で行えました。
さらに、会議ではホスト側（主催者）が参加者の音声を、ミュート設定に変更できます。
発言者以外をミュート設定にすることで、話が脱線しにくく、スムーズに会議を進行できます。
デメリット
①空気感が伝わりにくく、想いの共有が難しい
画面越しでの会議のため、情報の共有はできますが、意気込みや真剣味などの共有は難しくなります。
対面の場合は、その場の空気感でテンポよく発言できることも、zoomでは、参加者の意見を１人１人聞くことになり、対面の会議よりも時間がかかります。
そのため、意見を出し合って、１つの物事を決めることには向いていません。
また、ミュートにした状態での説明や、意見聴取の際にミュートを解除してまとめるなど、進行役の実力が対面での会議よりも問われます。
②インターネットやデバイス環境が必要
zoomはネット回線を使っています。
１時間で、３００〜３５０メガバイト（１ギガの３分の１程度）使います。
そのため、Wi-fi環境のある場所での利用をおすすめします。
スマホやタブレットなどのモバイル端末で参加の場合、スマホでは最大４人までの表示、タブレットでは機種によって、４〜９人までの表示になります。
大人数での会議の場合、みんなの顔を同時に見ながら、というのは難しくなります。
それに、資料を画面共有した場合も、スマホやタブレットの場合、資料自体は見れますが、文字が小さく見にくくなります。
zoomで会議を行う場合は、パソコンから参加できる方は、パソコンでの参加をおすすめします。
③オンライン慣れしていない人への対応
普段からオンライン慣れしている場合は、特に説明がなくても簡単に参加できます。
ただ、オンライン慣れしていない人の場合、zoomに参加すること自体、ハードルが高い、難しいなどと感じる場合も多く、事前にしっかりとした説明が必要になります。
県幹事会でも、事前にオンラインのテスト会議を、何回か行いました。
④会議参加時の場所や音について
場所を問わず気軽に参加できる分、家の中が丸見えだったり、まわりの音が聞こえたりします。
家の中を見られたくない場合は、なるべく、部屋の中が見えない場所を選んだり、使用する端末によっては背景設定ができるため、各自で工夫しましょう。
それから、会議という場なので、できるだけ、まわりの音が入らない配慮も必要になります。
⑤その他
オンライン会議は、長時間、パソコンやスマホなどの画面を、見ることになります。
目の疲れや、目の疲れからの肩こりになりやすいので、お気をつけください。
また、zoomは無料アカウントでも利用できますが、３人以上で使う場合は、利用時間が４０分と制限されます。
制限時間以外の部分では、有料アカウントの機能とほとんど変わらないため、時々利用したいという場合は、３０分ずつ区切って使うなども、ありだと思います。
まとめ
以前からあったオンライン会議は、今回の新型コロナウイルスの影響によって、注目されました。
今後、オンライン会議が定着するケースもありそうです。
ただ、便利だから、流行りだからという理由で、安易にオンライン会議を行う人も、多いのではないかと思います。
メリット・デメリットを知って、対面・オンライン・対面とオンラインの併用など、会議内容に合わせたものを、うまく活用していきましょう。
